Berpikir Excel = Berpikir sistemik

Suatu ketika saya diminta dosen senior untuk menyiapkan data target mutu yang dipresentasikan Satuan Penjamin Mutu ITB kepada seluruh fakultas dan sekolah di ITB. Materi itu berupa list point-point yang menjadi target mutu ITB berikut dengan pencapaiannya pada tahun 2006 dan target 2008 sampai 2010. Saya siapkan data tersebut dalam microsoft Excel karena memang berupa list baris dan kolom-kolom target. Ketika beliau melihat hal tersebut, kontan berkata:” bukan yang ini, yang itu yang ditulis dalam power point seperti yang dipresentasikan SPM waktu itu”. Gubrak… ?!?Bukan saya tak paham perintahnya, tapi sekarang saya paham cara beliau berpikir. Banyak orang ketika ingin presentasi maka bahannya ditulis dalam Power Point. Tampaknya mereka tidak pernah atau lupa untuk berpikir  bahwa data adalah data. Presentasi hanyalah cara menyampaikan data. Bayangkan ketika data yang ditulis dalam Power point itu ingin diupdate karena ada item yang kurang, atau yang lebih ekstrim misalnya data yang ada akan diproses lebih lanjut (sum, average, max dsb). Maka kita akan memerlukan banyak step untuk sampai pada maksud yang diinginkan. bahkan mungkin memerlukan kalkulator sebagai alat tambahan.

Just to make short, banyak orang berpikir secara parsial dan jangka pendek. Apa yang diinginkan itulah yang harus ada saat itu. Padahal kalau kita bisa berpikir secara holistik atau sistemik, mungkin kita perlu step lebih panjang sedikit (atau tidak sama sekali), tapi ke depan banyak hal yang bisa dilakukan dengan cepat. Itu tadi hanya contoh kecil. Banyak lagi hal serupa yang saya temui. Misalnya bagian SDM menuliskan list data dosen dalam microsoft word. Kalau datanya berbentuk CV sih ok juga, tapi akan lebih baik jika menggunakan microsoft Access. tapi kalau cuma berbentuk list maka Excel harusnya lebih baik. Jadi jangan heran jika nama kita, NIP dan lainnya salah ditulis karena memang ditulis ulang, tidak mengambil data yang sudah dimiliki. Di keuangan dan logistik pun kasusnya tidak jauh berbeda.

Akhirnya saya berkesimpulan, yang diperlukan orang itu bukan kursus komputer, kursus microsoft office, tapi kursus tentang cara berpikir sistemik, cara berpikir efisien. Memang jika kita tidak mengenal kemampuan aplikasi yang ada saat ini, jangkauan berpikir kita akan sangat terbatas. Kita akan hanya mengenal Word sebagai satu-satunya tool. Saya tidak mengatakan saya sudah sangat efisien, tapi setidaknya dibanding beberapa orang rekan, saya bisa mengerjakan apa yang mereka kerjakan dengan lebih cepat.

Caranya bagaimana? ya seharusnya orang di bagian SDM sudah harus mengidentifikasi skill komputer seperti apa yang diperlukan oleh tiap-tiap bagian. Dari situ coba dicarikan materi-materi yang cocok, tidak hanya cara menggunakannya tapi juga cara membuatnya (berpikir memecahkan masalah). Saya belum melakukan survey, tapi menurut pengamatan sekilas, mungkin dari inefisiensi semacam ini kita dapat menghemat 25% kapasitas selama ini.

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: