OneNote: real notebook

Sudah hampir 3 bulan posisi Kaprodi saya pegang, rasanya belum banyak perubahan yang dilakukan. Semua berjalan seperti biasa (mungkin). Tantangan pekerjaan cukup besar sehingga fokus saya sementara ini bukan untuk improve banyak hal. Yang paling mendasar dari semua pekerjaan ini adalah bagaimana saya bisa mengetahui dan mempelajari A-Z program studi ini sehingga dapat mempertahankan kinerja yang sudah ada dan harapannya punya waktu lebih banyak untuk melakukan inovasi ke depan.

Untuk melakukan hal tersebut, tidak mungkin saya mengalami semua persoalan terlebih dahulu. terlalu makan waktu dan tenaga. Oleh karenanya saya lebih mencari cara untuk membuat sistem kerja saya menjadi stabil. Requirement yang saya perlukan kira-kira seperti ini:

  1. saya memiliki list semua aktivitas di program studi ini, baik yang sudah dilakukan maupun yang seharusnya dilakukan. 
  2. List tersebut harus disusun berdasarkan urutan pengerjaannya dari Jan-Des, atau semester I, II, sampai semester pendek.
  3. data masa lalu (kinerja) untuk setiap aktivitas di atas harus dapat ditempelkan (attached) pada aktivitas yang bersesuaian. Saya tidak ingin terjadi : “data ada tapi disimpannya di mana ya…, dicari dulu ya… dsb”. selain untuk merapikan dokumen, fungsinya juga untuk terus terjaga kebaruannya (keep up-dating) sehingga kinerja dari suatu aktivitas dapat dilihat secara kontinu.
  4. List aktivitas ini harus link dengan data keuangan (Rencana Kerja dan Anggaran)

Kebutuhan seperti itulah yang saya butuhkan pada awal-awal periode tersebut. Belakangan saya memerlukan hal tambahan seperti

  1. roadmap untuk mencapai visi sekolah
  2. menyiapkan dokumentasi program studi agar comply dengan standar, baik EQUIS, ISO atau standar yang lain.

Beberapa tools yang sempat saya pikirkan dan dicoba :

  • Mindmanager: dengan tool ini saya dapat memetakan semua aktivitas terserah dalam berapa level sub-aktivitas. Urutan dapat saya atur sesuai dengan keinginan. Layout pun OK, dan bisa langsung digunakan untuk presentasi. Sebenarnya untuk memasukkan data waktu juga bisa, tapi kurang user-friendly karena tidak tergambar secara utuh keseluruhan program kerja. Attachment bisa, tapi untuk membuat hyperlink setiap data, WOW sangat melelahkan.
  • Folder management yang rapi dan dapat diakses oleh rekan2 staf di program studi. Untuk fungsi 1,2,3 nggak ada masalah karena semacam dokumentasi saja. Tetapi jika dikaitkan dengan keuangan, rasanya folder dan file tidak cukup handal dalam hal ini. Apalagi untuk kebutuhan 5 dan 6.

Oh ya, lepas dari tools yang diperlukan, saya juga perlu sebuah notebook yang handal. Kalau mengandalkan komputer desktop di meja ini rasanya agak kurang pantas. Pekerjaan multitasking yang cukup besar tapi dengan tenaga jaman 3-4 tahun lalu. Akhirnya saya memberanikan membeli notebook (Compaq presario B1200 dengan RAM 2 Gb). Nekat ajalah, soal biaya ya rizki diatur Yang Maha Kuasa.

Beruntung saya sudah menggunakan Office 2007 sebelumnya. Jadi dengan notebook yang lebih kencang ini fungsi Office 2007 bekerja dengan lancar. Saya jadi ingat dengan OneNote, Notebook dalam pengertian yang lain. Setelah saya coba lebih jauh. So far, rasanya inilah yang bisa cukup fleksibel memenuhi kebutuhan saya.

Section dan section groupnya dapat digunakan untuk membuat list aktivities (saya lebih senang menyebutnya dengan proses bisnis). Attachment tidak ada masalah, bahkan luar biasa karena dapat membuat clipping dari sumber mana pun.Interaksi dengan outlook sebagai salah satu sumber data sangat mudah. Intinya ini benar-benar buku agenda (real notebook) yang luar biasa.

Tapi untuk timeline, saya harus gabungkan dengan Microsoft project agar terkait langsung dengan anggaran. Semoga dalam beberapa hari ini saya sudah punya template yang matang untuk menjadi basis kerja ke depan. Ada solusi yang lain???

2 Responses to OneNote: real notebook

  1. amuluk says:

    kang, gabung aja one note, mindmanager dan microsoft project.

    Kalau untuk describing something mindmanager masih lebih bagus daripada one note, tetapi untuk explaining one note rajanya. mereka bisa saling hyperlink bahkan pertopik.

    misalkan kita untuk bikin kategori, dan untuk hafalan bisa bikin mindmanager, nanti keterangan detail, catatan bikin di one note. Nanti yang di salah satu topik di mindmanager bisa di link ke one note. Asyiik.
    untuk clipping picture bisa di dua2nya, untuk clipping audio hanya di onenote.

    Selamat bermain-main
    amuluk

  2. mursyid says:

    Betul uda ardi, cuma saya masih pengen punya satu tapi cukup lengkap. sulit memang punya 1 yang kemampuannya seperti otak manusia…

    yang sekarang saya jalankan ya masih gabung sana sini, cuma mulai fokus untuk ngerjain yang saya butuhkan itu di oneNote dan microsoft project.

    Ok, ditunggu lho bagi2 ilmunya yang lain

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: