Mau cepat? coba Pivot Table

Sore hari ini saya diskusi lagi dengan teman-teman di prodi (program studi). prodi diminta untuk menghasilkan laporan jumlah sesi pengajaran setiap dosen dan tutor dalam beberapa versi. Versi keuangan memiliki cutoff yang berbeda dengan versi akademik (per bulan) sebagai indikator kesesuaian rencana dan realisasi. Saya kebetulan mendengar permintaan 2 versi ini. Bagi saya ini contoh pekerjaan yang tidak efisien. Seringkali ketika seseorang diminta menghasilkan report, ybs membuat report sesuai dengan yang diminta. Apanya yang salah?

Sekilas tidak ada yang salah memang karena diminta ya harus dibuat laporannya. Tapi caranya ini yang perlu dilihat. Tidak jarang laporan itu dibuat sangat customized sehingga memerlukan waktu yang lama. Padahal jika data sudah dirancang dengan baik, maka permintaan apa pun dapat disajikan (bukan dibuat) dengan hanya beberapa klik saja.

Pivot table merupakan fitur yang termasuk jarang dipake orang. Kita lebih sering menggunakan excel hanya untuk membuat list dan melakukan perhitungan. Padahal kalau kita tahu cara kerjanya, saya yakin hari-hari kita akan lewat dengan fantastis. Saya pernah membantu proses perhitungan beban kerja yang katanya dikerjakan berhari-hari dengan belasan sheet, saya coba buat dengan pivot table memerlukan waktu beberapa menit saja.

Kembali soal perhitungan sesi tadi, maka yang paling penting adalah datanya. Cukup entry data tanggal kuliah, dosen yang mengajar, tutor yang mengajar, berapa sesi masing2. Jika setiap hari data ini dimasukkan, maka kapan pun diperlukan laporan seputar sesi ini, tinggal lakukan beberapa klik. Cobalah pivot table. 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: