WBS and Process Map

Sabtu lalu saya diminta mengganti dosen yang berhalangan di kelas Operations management. Topiknya tentang project management. Topik ini sudah biasa, bahkan bagi orang yang belum pernah mengambil kuliah ini. Hampir semua orang sekarang terlibat dengan sebuah projek. persoalannya apakah kita semua pernah menjalankan projek sebagaimana teori atau ilmunya mengajarkan?

Saya tidak ingin memaksakan bahwa dunia praktik kita harus sesuai dengan teori. Dalam banyak hal, apa yang diajarkan disiplin ilmu tertentu, apalagi yang sudah sangat mapan seperti project management, sangat membantu kita dalam memecahkan persoalan yang dihadapi. Kemarin ini saya diingatkan lagi dengan sebuah studi yang mengatakan bahwa kita hanya bisa mengidentifikasi aktivitas projek berkisar 90% ketika projek belum dimulai. bagaimana  menemukan sisanya yang 10%?

Dalam manajemen projek pasti ada wbs (work breakdown structure) atau list pekerjaan. karena projek bersifat unik, makanya sulit kita mengidentifikasi semua pekerjaan sebelum memulainya. Jadi wajar sekali kalau ada 10% yang belum teridentifikasi. Bagaimanapun, 10% itu harus segera ditemukan. Jangan sampai ketika projek selesai baru kita ketahui apa saja yang termasuk dalam 10%. Artinya kita hanya bisa merespon apa yang terjadi. Bukan tidak mungkin ada delay atau biaya yang cukup signifikan dalam aktivitas 10% tersebut.

Apa yang harus dilakukan? kalau kita lihat lebih jauh, wbs sebenarnya tidak berbeda dengan process map. hanya bentuk/tampilan saja yang berbeda. Kalau wbs berbentuk list, process map berbentuk diagram. Namun biasanya orang akan lebih teliti ketika membuat diagram process map (process mapping) dibanding ketika membuat wbs. Apalagi kalau process mapping-nya sangat baik, dimana Input dan Output selalu disertakan pada setiap proses. Nah, jika I-P-O (input-proses-output) dalam process mapping telah dilakukan, sebenarnya kita akan dengan mudah mengetahui mana proses (aktivitas dalam manajemen projek) yang belum ada.

Logikanya output dari suatu proses pasti akan menjadi input bagi proses yang lain. kalau ada output yang tidak menjadi input, itu artinya  output tersebut adalah final output alias deliverable dari suatu projek. kalau ada proses yang tidak memiliki input, ini artinya proses tersebut adalah proses awal. Jika tidak, pasti ada input yang diperlukannya. Selama I-P-O sudah selaras, kita dapat menjalankan projek dengan percaya diri.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: